시간활용을 위한 전략 1. 타임블록플래너 Time Block Planner_저녁이 있는 삶

 

누구나 하루에 같은 시간이 주어진다. 그 중에 8시간을 자고, 8시간을 일하며, 5시간을 필수시간중 생활 유지(2019년 생활시간조사, 통계청, 2020.07)를 위해 사용하면 결국 나를 위한 시간은 3시간이 남는다. 이 시간도 최대로 계산했을 때의 수치이다. 수도권 평균 직장인들의 출퇴근 시간은 평균 1시간 반이며 평균 업무시간이 9시간 반에 달하는, 야근이 기본 옵션인 직장인들에게 나를 위한 시간은 과연 사치일까. 매일을 출퇴근 버스나 지하철에서 시간을 소비하고, 잠을 줄여가면서 일을하고 공부를 하고 있다. 아니 잠을 포기해야 좋은성적을 받고, 진급이 가능한 경쟁사회이다. 다행히 주말까지 일하지 않아도 되면, 하루 종일 잠을 자거나 친구들을 만나 술을 마신다. (아니, 평일에도 늦은 업무에 보상을 받기 위해 술을 마시러 간다.)

 

‘부의 추월차선’의 저자인 MJ 드마코의 표현처럼 ‘5일의 인생을 팔아 2일의 자유를 사는 잘못된 거래에 응할 수 밖에 없는 운명’인 것이다. 그는 같은 책에서 지금까지 한 일에서 부자가 되지 못했다면, 그 일을 당장 그만두어야 한다 라고 말했다. 하지만 현실이 고단하다고 해서 일을 대책없이 그만 둘 수 있는 것도 아니다. ‘열정의 배신’의 저자 칼뉴포트의 말처럼 ‘현재 직업에 대해 어떻게 느끼는지에 상관없이 장인정신을 갖추는 것만이 훌륭한 커리어의 바탕’이 되는 것은 사실이다. 우리는 '서행차선'에 있다 하더라도, 자신의 일에 사명감과 인내심을 가지고 현재를 충실히 하면 충분히 '추월차선'에 다다를 수 있다. (우리에겐 투자라는 자산증식의 방법이 있기 때문이다. 오늘만 사는 '인도'를 걷고 있는 사람이라면, 일의 능률을 올리려고 노력하기보다 먼저, 돈의 가치에 대한 인식이 바로 잡혀야한다. 김승호 님의 '돈의 속성'과 위에 언급된 '부의 추월차선'을 읽어보기를 추천한다.)

 

우리의 일을 더욱 밀도있고, 강력하게 수행하면서 우리의 저녁을 찾을 수 있는 방법을 이번화를 시작으로 연속으로 소개하고자 한다. 아래는 짧게, 업무효율을 위한 몇가지를 제안하고 그중 가장 중요한 타임블록에 대해 칼뉴포트의 '타임블록플래너'를 직접 구입하여 경험한 내용을 바탕으로 기술하였다. 

 

 

@픽사베이

 

업무 효율을 높이기 위한 방법들

 

• 물리적으로 긴 업무시간은 회사를 그만두지 않는 이상, 좋은 회사 문화를 가지고있는 회사에 입사하지 않는 이상 구제할 수가 없다. (직장상사의 눈치로 회사에 남아있어야 한다던가..) 하지만, 업무가 많아서 야근이 이어지는 경우는 동일 저자의 ‘Deep Work’와 제이크 냅과 존 제라츠키의 ‘Make Time’을 통해 정해진 시간 안에 최대의 효율을 끌어내 업무시간을 단축시킬 수도 있다. 특히 집에서 업무가 많은 프리랜서들에게 도움이 되는 방법이다.
• 25분씩 업무를 분할하여 단기간 집중하고 휴식할 수 있는, 뽀모도로(pomodoro) 시간 활용법을 모티브로 한 어플을 사용 할 수도 있다. 업무키워드마다 시간을 설정해 설정한 시간에 다다르면 그 시간에 해당하는 성과를 확인할 수 있는 (나무를 키운다던지, 토마토를 주는) 어플도 있다. 단기 집중을 늘리고자 하는 학생들이나, 코로나로 인해 재택근무가 길어져 생활리듬이 깨진 사람들에게도 효과가 있는 것 같았다.
• 개인적으로는, 칼뉴포트가 플래너로도 만든 ‘Time Block’이 광의의 의미에서 도움이 많이 되었다.

 

 

나는 특히 업무에 있어서 실수를 할까 봐 여러 번 확인하는 등 자기비판이 강한 편이었는데, 최근 이런 완벽주의적인 성향이 스스로 원하지 않게, 워커홀릭으로 이어지게 된 것을 깨달았다. 일을 하지 않는데도 내일 해야 할 일 혹은 월요일에 해야 할 일을 생각하느라 하루에 나를 위해 쓸 수 있는 소중한 나의 3시간을 보내고 있었다. 그러던 중 시간사용을 직관적으로 확인하고 관리할 수 있는 '타임블록' 에 대해 알게 되었다. 이 방법은 우리가 학창시절 이미 경험한 시간분할을 기본으로 하고 있는데, 블록의 형태로 구분지어 시각화하고 수정이 가능하다 것이 다르다고 볼 수 있다.

 

구글 캘린더를 이러한 목적으로 사용하는 예도 있으니, 별도로 찾아볼 수 있을 것이다. 하지만 개인적으로 인터넷을 이용하기보다 종이 위에 손으로 작성하는 것이 직관적이고 수정이 용이해서 칼 뉴포트도 종이 위에 작성하기를 추천하고 있다.

 

---

타임블록 플래너는 크게 4개의 구성요소로 이루어져 있다.

 

Time-Block Grid, Daily Matrics, Collection (Task & Ideas), Shutdown Status

 

 

1. Time-Block Grid 

 

30분단위의 그리드안에 하루의 업무를 박스를 그려서 얼마 동안 어떤 일을 하는지 기록하는 것이다. 여기에는 업무의 세분화 내용부터 (자료조사, 자료분석..), 이메일을 작성하고 보내는 시간, 전화통화 하는 시간, 점심시간, 휴대폰 메시지를 확인하는 시간까지 30분 단위로 상세하게 적어 놓는다. 개인적으로 이메일 확인하는 시간에 휴대폰을 확인하는 시간과 함께 묶어서 활용하고 있다. 그 외에는 업무 중에 절대로 이메일을 확인하거나 휴대폰을 보지 않는다. (영업하시는 분들에게는 적용하기 어려울 것 같다는 생각도 들지만, 다른 업무를 상세하게 분류해서 관리한다는 점은 공통적인 관리 방법이 될 수 있을 것 같습니다.)

 

첫 줄 옆에 3개의 남은 공간에는 첫번째칸에서 계획이 틀어진 지점부터 초기의 계획을 x표시하고두번째 칸부터 다시 계획을 설정하여 타임블럭을 작성할 수 있게 되어 있다. 처음에는 업무에 할당되는 시간계산이 익숙하지 않아 시행착오를 겪지만, 나중엔 적절한 시간분배가 가능해진다. 나는 처음 업무를 시작하기전 준비하는 시간과 마지막 셧다운을 하는 시간을 30분씩 할애시켜 본 업무에 들어가기 전 혹은 일이 끝나고 나서 템포를 조절하는 여유를 갖도록 하였다.

 

칼뉴포트의 조언 세가지

 

-       Tip 1: 일정을 수행하는데 포용력을 갖도록 하라. 타임블럭은 본인의 일정을 조절하고, 하루의 전략을 세우는 것이다. 원래 일정을 지키지 못했다고 실패한 것이 아니다. 기존의 일정을 고수하려고 하지 말고, 필요하면 기꺼이 재조정해서 적절하게 분배하도록 한다.

-       Tip 2: 당신이 생각한 것보다 충분한 시간으로 계획하라. 처음엔 업무에 할당되는 시간계산이 어려울 수도 있으니, 너무 시간을 타이트하게 설정하지 않도록 한다. 점차적으로 본인이 얼마나 시간이 소요될지 적당한 시간을 산정할 수 있게 된다.

-       Tip 3: 이메일과 휴대폰 메시지를 확인하는 시간을 타임블럭에 포함시켜라.

-       Tip 4: ‘조건부 블록’을 설정해서 타임블록을 유연하게 사용하라. 얼마나 오랫동안 해당업무를 해야 할지 모르는 경우는 두 블록(1시간) 정도를 사용해서 처음 30분은 그 일에 해당하는 조사, 연구, 브레인스토밍을 하는데 시간을 쓰고, 나머지는 후속 업무를 수행하는 데에 사용한다.

 

2. Daily Metrics (Metric Tracking)

 

이부분은 타임블록에서 기록하지 않는 업무 외에 수치화 할수 있는 나의 하루의 활동 혹은, 그동안의 업적을 기록한다. 예를들어 저자의 경우 매일 걷는운동이 중요하다고 느껴 하루에 몇걸음을 걸었는지를 매일 기록한다고 한다. 업무에 해당되지 않는 이부분은 본인에게 정신적으로나 정보적으로 만족감을 준다. 그래서 실패한 이야기는 적지 않는 것이 좋다. 본인의 영업실적이나, 개인 습관을 추적할 수 있는 간단한 메모로써, 매일 업무를 더욱 집중할 수 있도록 돕는다.

 

 

3. Collection columns (Task & Ideas)

 

왼쪽 페이지에는 업무와 아이디어에 해당하는 두 열로 구분되어 있다. 여기에는 타임블록을 시행하면서 갑자기 생겨난 새로운 업무나 아이디어를 작성한다. 이것을 당일 타임블록에 끼워 넣을 수도 있지만, 다음날 일정에 포함 시킬 수도 있다. 대게 우리는 업무를 하는 중에 중요한 일들이 끼어들 때 있는데, 메모하지 않아 잊어버리거나 기억해내는 데에 많은 시간을 보낸다. 이 부분은 그런 시간을 절약하고, 바로 해당업무를 조직하고 착수 할 수 있도록 돕는다.

 

개인적으로도 이 부분은 다음날 혹은 한 주를 계획하면서 업무를 분할하고 조직하는데 중요한 역할을 한다.

    

 

4. Shutdown Status

 

이 작은 박스에 업무의 마지막인 셧다운 의식을 치루면서 박스안의 공간을 체크하며 완전히 일에서 내 정신이 떠날 수 있게끔 돕는다. 하루의 마지막 30분은 오늘 하루 계획한 일들을 모두 마쳤는지, 내일로 연장되어야할 업무는 없는지를 확인하며 기록했던 업무들 옆에 스스로 완료를 확인할 수 있는 표식을 한다. 모든 리스트에 확인이 끝나면 이 작은 박스 안에 표기하며 하루의 일과를 마치는 것이다. 이렇게 표시된 업무들은 나중에 다시 확인 한다고 했을 때 시각적으로 완료가 분명히 확인되기 때문에 추후 해당 업무에 대해서 불안해 할 필요가 없어진다. 칼 뉴포트도 이 과정을 가장 좋아한다고 했는데, 나역시 그랬다. 개인적으로는 셧다운 의식은 타임블록의 핵심이라고 생각한다.

 

 

5. The Weekly Planning Pages

 

이 외에도 칼 뉴포트는 한주 계획장을 따로 마련하여 업무 외에 한주에 해야할 일들을 기록하며, 추후 타임블록을 기록할때에 반영한다고 한다. 예를 들어,

 

월요일

- 한주의 리스트에서 작은 부분들을 골라 타임블록에 포함시킨다.

- 수업에 대한 강의를 준비하고, 그 다음에 조사한다.

- 마지막엔 1시간에서 2시간정도 글쓰는 타임블록을 설정한다.

 

화요일.. 금요일

 

하지만, 업무가 불확실하고 복잡하지 않다면, 이 기록이 그렇게 필요하다고 생각되지는 않는다. 개인적으로도 한주 업무에 대한 리스트업만 간단히 하고, 매일 타임블록을 짜면서 상세하게 정리한다.  

---

@픽사베이

 

 

나는 타임블록을 시작하고 나서 저녁이 있는 삶을 찾았다. 독일에서 일하면서도 퇴근전에 확인하여 답장하지 못한 이메일과 내일 있을 업무에 근심걱정하며 퇴근후 시간을 보냈었는데, 타임블록을 하면서 내가 했던 일들을 가시적으로 확인 할수 있게 되었고, 특히 셧다운 리츄얼은 내가 전날 어떤일을 마쳤는지에 대한 것이 시각적으로 확인되기 때문에 더 이상 그 일에 매달릴 필요가 없어졌다. 또한, 매번 울리는 이메일에 신속하게 답장하던 버릇을 고치게 되었고, 이메일을 그때그때 확인하고 답장하면 원래 하던일을 멈추게 되고 심지어 그날 일정을 망가뜨리게 되었는데 관련 타임블록을 설정함으로써 업무의 집중력을 흐트리지 않고 내가 계획 한 데로 하루를 보낼 수 있게 되었다.

 

굳이 플래너를 구입하지 않더라도 줄이 있는 공책에도 한줄을 30분으로 설정하여 이 타임블록을 활용할 수 있다. 나도 집과 회사에서 각각 별도의 공책에 타임블록을 작성하고 있다.

 

10년도 넘게 쓰지 않아 새것같던 노트를 이렇게 사용하게 된다.

그때그때 필요한 회의 내용이나 협의해야하는 내용들을 블럭 근처에 적어둔다.

 

 

 

다음 글에서는 업무 집중과 향상을 위한 도서 ‘Deep Work’와 ‘Make Time’의 개념을 정리하고 소개하고자 한다.

 

---

 

(상기 내용은 본인이 직접 타임블록플래너를 구입하여 사용하고, 부족하지만 최선을 다해 플래너내의 칼뉴포트의 글을 일부 직접 번역하여 인용하였습니다. 또한, 플래너를 잘 이용하기위해 칼뉴포트가 2020년 11월 중순에 개최한 웨비나에도 참가하여 플래너안에 있는 내용만이 아닌 생생한 정보를 담았습니다.)

 

칼뉴포트의 타임블록플래너 @아마존 구입가능

돌돌콩님의 (만두님의) 타임블록플래너 후기 : www.youtube.com/watch?v=NI0TWKgYMLc